Team Assistant & Project Coordinator (m/w/d)

About the role

Wir suchen eine:n erfahrene:n, organisierte:n und proaktiv:en agierende Team Assistant & Project Coordinator (m/w/d) zur Unterstützung der Bereichsleitung sowie zur Förderung des Erfolgs und Zusammenhalts unseres globalen Teams.

Diese Rolle geht bewusst über klassische Assistenzaufgaben hinaus. Sie bietet dir die Möglichkeit, eigene Projekte zu leiten und initiativ an der Weiterentwicklung von Teamkultur, interner Zusammenarbeit und operativer Exzellenz mitzuwirken. Du wirst eine aktive Rolle als kulturelle:r Botschafter:in zur Stärkung von Identität und Werten des Teams haben.

Du agierst im Zentrum eines dynamischen und internationalen Teams, übernimmst Verantwortung für die täglichen Abläufe und arbeitest eng mit Führungskräften sowie Schnittstellenpartner:innen zusammen - als verlässliche und vertrauenswürdige Ansprechperson.

Principal Accountabilities

• Umfassende Assistenz für die Bereichsleitung, inkl. Termin- und Reisemanagement, Meetingkoordination sowie Vorbereitung von Unterlagen und Briefings, Organisation von internen Meetings, Townhalls, Offsites und Business Reviews
• Spesenabrechnung und Reisekostenmanagement über Concur sowie Rechnungsbearbeitung über SAP
• Leitung oder Koordination interner Projekte mit Fokus auf Teamzusammenarbeit, Engagement oder Prozessoptimierung (z. B. Onboarding, Wissensmanagement, interne Abläufe)
• Überwachung von Zeitplänen, Zuständigkeiten und Fortschritt
• Förderung eines positiven, inklusiven Arbeitsumfelds durch kreative Kommunikationsformate, Teamaktivitäten und Anerkennungskultur
• Pflege und Weiterentwicklung digitaler Tools und Plattformen (z. B. SharePoint, MS Teams) zur Unterstützung der Zusammenarbeit

Skills and Experience Required

• Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in der Projektkoordination - idealerweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen, Concur, SAP, SharePoint oder vergleichbaren Tools
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit Menschen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes Auftreten, Eigeninitiative und Interesse an der Weiterentwicklung von Teamprozessen

What We Offer

Als Gegenleistung für deinen Einsatz beim Aufbau unserer Zukunft erhältst du ein attraktives Vergütungspaket aus Gehalt, Bonusprogramm und vielen Extras, darunter eine großartige Altersvorsorge, eine großzügige Urlaubsregelung und hybride/flexible Arbeitsmöglichkeiten sowie inspirierende Arbeitsplätze für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Hier bei Imperial bieten wir dir die Möglichkeit, zu wachsen und zu lernen, schnell Innovationen zu entwickeln und zu unserem Ziel beizutragen, eine bessere Zukunft zu schaffen, in der unsere Verbraucher*innen entspannen und Freude empfinden können.

Everyone Belongs

Jeder gehört zu Imperial. Wir sind stolz darauf, ein wirklich inklusives Unternehmen zu sein. Wir fördern und begrüßen Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Ethnizität, Nationalität, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion oder Überzeugungen und neurologischen Divergenzen. Wir behandeln alle unsere Bewerber*innen fair und gleich. Bitte kontaktiere uns unter recruitment@impbrands.com, um uns zu informieren, ob wir dir beim Abschluss einer Bewerbung und/oder der Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch helfen können.

About Us

Wir sind ein besonders international ausgerichtetes Unternehmen, das viertgrößte in unserer Branche und wir sind in 119 Ländern tätig. Wir führen ein inklusives, innovatives globales FMCG-Unternehmen mit 25.000 Mitarbeitenden. Wir haben ein neues Kapitel aufgeschlagen, in dem wir wachsen und uns weiterentwickeln. Unsere Arbeitsweise und unsere Kultur sind von einem starken Kampfgeist geprägt. Wir hinterfragen immer wieder den Status quo und ermutigen einander, das Beste zu geben. Unsere Flexibilität und Zusammenarbeit treiben unsere Ambitionen, Innovationen und Erfolge voran. All dies wird durch unsere preisgekrönten Entwicklungsprogramme unterstützt, die interessante und bereichernde Karrieremöglichkeiten für alle schaffen.  Wir fördern Inklusion direkt vor Ort und unterstützen überall auf der Welt ein sich entwickelndes und starkes Programm zur Förderung von Vielfalt. Wir setzen uns voll und ganz dafür ein, ein Umfeld zu schaffen und zu pflegen, in dem Unterschiede gefeiert und respektiert werden.

Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass Imperial Tobacco oder seine Tochtergesellschaften im Rahmen eines Einstellungsverfahrens niemals eine Zahlung verlangen oder verlangen.